製薬企業主催のセミナー配信

四国でも小規模ながら製薬企業主催のセミナーは比較的多く開催されています。
多くは一般向けではなく、医療従事者を対象としたものです。

当社では愛媛大学など地元の研究機関を中心に医療系会議配信を受注しています。開催場所は大学内会議室、医師会館などの医療系施設、ホテルの宴会場など民間の施設が中心です。関係者のみで開催されるため、内容が公になることはほぼありません。

今回は2026年2月の案件事例をひとつ紹介します。

• 主催：外資系製薬会社
• 開場：愛媛県内のホテル内会議室
• 内容：現地参加者・リモート参加者に向けた双方向ハイブリッド配信
• 機材：ワイヤレスマイクシステムのみ会場機器借用、他はすべて持ち込み設置
• 配信プラットフォーム：Zoomウェビナー
• 当社担当：2名（ディレクター兼PC管理担当1名・配信オペレーター1名）
• 作業時間：16:00～21:00(搬入・設置・調整・本番・撤去）
• 本番時間：19:00～20:30
• 機材車両：普通車

• 15:45　会場到着、搬入ルート確認
• 16:00　機材搬入
• 16:15　設営開始・回線速度最終確認
• 17:15　設営完了
• 17:30　お客様来館
• 17:40　設営確認・最終打ち合わせ
• 17:45　リハーサル・お客様側の確認
• 18:30　講演される先生ご来館
• 19:00　セミナー配信開始
• 20:30　セミナー配信終了、即撤収作業
• 21:00　荷下ろし、完全撤収

小規模且つ当社が作業経験を有する会場ではセミナー開始時間の3時間前準備開始を基準にしております。
今回は19時からの会議でしたので16時に会場入りしました。設営そのものは1時間程度で完了します。残りの2時間で回線の確認、主催者様との最終打ち合わせ、場合によっては簡単なリハーサルを行います。

マイク：
会場に常設のワイヤレスマイクをQ&A用として２本お借りしました。この２本は私たちが持ち込んだデジタルコンソール（卓）に入力して、演者用有線マイク、座長用有線マイク、Zoomの外から入ってくる音声と共に一括で管理しました。
配信用コンピューター：
2台使用しました。当社では万が一のトラブルを想定しメイン機・予備機として同じ設定で本番に臨んでいます。今までセミナー開催中に予備機に乗り移るといったトラブルは発生していませんが、念の為の措置として行っています。

Zoomウェビナーには「練習モード」という機能があります。
できるだけ早い時間にこのモードを立ち上げて、入室時間まで常時チェックできる体制を整えております。

配信オペレーター：
音声のコントロールや送出状況を常時モニターしています。マイクの管理も並行して行います。
PC管理担当：
当社端末1台をオンラインに参加させていただき、参加者側映像・音声を常時モニターしています。

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本案件は、受注から会議実施までの期間は約一ヶ月でした。会場下見にも伺い、当日のホテル担当者と事前擦り合わせしています。施設によっては機材の搬入をバックヤードで行うため、搬入・搬出ルートの事前確認も必須の業務となります。

このように当社ではしっかりと管理体制を整えた上で当日を迎えるよう心がけております。
規模を問わず会議やセミナーの配信を依頼したい事業者さま、団体さま、ぜひご連絡ください！