医学系学会の映像サポート・PC受付を担当しました【医学系会議】

2024年2月上旬に愛媛県内で開催された医学系学術会議の映像サポートとPC受付を担当しました。

会場は松山市内のシティホテル。日々様々な会合が開かれている市唯一の大規模宴会場を備えるホテルです。医学系の会議等もよく開催されているそうです。当日は多くの先生方が議論や意見交換をされていました。

本学会では当社は以下の業務を担当しました。
・発表データ受け渡し用PCのオフライン有線LAN構築 (事前作業)
・発表データの受付業務 (PC受付)
・発表スライドの管理と映像切り換え、プロジェクターへの投影業務

【主な使用機材】
・映像スイッチャー
・発表スライド(パワーポイント等)送出用コンピューター
・データ管理用コンピューター
・USBエクステンダー
・デジタル計時回線
・中型プロジェクター (会場機材)

ステージの様子です。客席から向かって右側が座長席、左側が演者席となっています。アナウンス席 (進行席) は本学会ではありませんでした。スクリーンは会場常設のもの、映像は後方からの投影です。

こちらは今回設置したPC受付です。登壇者が30名弱でしたのでシンプルです。発表スライドが会場のコンピューターで問題なく稼働するかを確認します。動画や音声がある場合はそれらが正常に送出されるかの確認も行います。

11時30分から19時まで長丁場の会議でした。多くの発表データを集積し、それらを決められたタイミングで間違える事なく送出するためには十分なデータ管理とスタッフ間の情報共有が欠かせません。今回もトラブルなく終了する事ができました。情報漏洩防止のため主催者様の指示のもと終了後は速やかにデータの削除を行いました。

なお、学術会議を担当する当社スタッフは英語対応も行っております。外国の先生方が口演される際のデータ受付、発表時の機器の説明などは直接ご本人に説明しておりますのでこの点で主催者様の手を煩わせる事はありません。